Les migrations de pages se planifient. Les migrations de documents, elles, se découvrent souvent en cours de route, quelques semaines après le début d’une refonte. Quelqu’un lance une exploration complète du site et trouve neuf mille PDF sous les quatre cents pages prévues. Une bonne partie du trafic de recherche de l’organisation arrive peut-être sur des fichiers que personne n’a ouverts depuis leur téléversement. Pour migrer des milliers de documents sans perdre votre visibilité en recherche, il faut un plan qui leur est propre.
On trouve de grandes bibliothèques documentaires dans les municipalités, les universités, le réseau de la santé et les associations. Toute entreprise qui publie des rapports, des guides ou des fiches techniques en a souvent une aussi. Les documents se classent dans les résultats et reçoivent des liens externes, mais on les déplace généralement en dernier, à la course. C’est ce mélange qui fait chuter le trafic après une migration.
Pourquoi les documents ne se comportent pas comme les pages
Quatre différences orientent tout le reste du travail.
- Les moteurs les indexent séparément. Un PDF a son propre classement, ses propres liens entrants et ses propres visiteurs venus de la recherche. Déplacer la page qui y mène laisse le fichier à son ancienne adresse.
- Leurs liens vivent hors de votre site. Les rapports sont cités sur des sites partenaires, dans des articles de presse, dans des travaux universitaires et sur papier. Vous ne pouvez modifier aucun de ces liens.
- Personne n’en est responsable. Une page a habituellement un auteur qui travaille encore chez vous. Un document d’appel d’offres vieux de dix ans n’a plus personne.
- Ils posent un risque d’accessibilité. Les PDF non balisés font souvent échouer un audit d’accessibilité à un site par ailleurs conforme. C’est pendant la migration que ce risque devient visible.
L’inventaire d’abord, et plus que le nom de fichier
Explorez le site, extrayez la liste des fichiers du serveur et comparez les deux. Elles ne concorderont pas, et les écarts vous renseignent. Les fichiers présents sur le serveur vers lesquels rien ne pointe sont orphelins. Les fichiers liés mais introuvables sont déjà brisés.
Pour chaque document, notez :
- l’URL actuelle, la taille du fichier et sa date de dernière modification;
- les pages de votre site qui y mènent;
- les autres sites qui pointent vers lui, s’il y en a;
- ses impressions et ses clics des douze derniers mois;
- s’il est balisé pour l’accessibilité.
Cette dernière colonne est presque toujours vide au départ, et c’est elle qui détermine le coût de l’étape suivante.
Traitez l’inventaire comme un livrable et conservez-le avec les dossiers du projet. Vous y comparerez la migration terminée, et il répondra à la personne qui demandera, six mois plus tard, pourquoi tel fichier a disparu.
Classez chaque document dans l’une de quatre catégories
Appuyez chaque décision sur les données de l’inventaire plutôt que sur les souvenirs qu’on garde d’un fichier. Chaque document va dans une catégorie :
- Déplacer tel quel. À jour, consulté, et déjà balisé ou inscrit au calendrier des corrections.
- Convertir en page. Les documents qui auraient dû être des pages web dès le départ : une grille tarifaire de deux pages, des heures d’ouverture, un formulaire PDF qui pourrait être un formulaire en ligne. Une page se lit sur un téléphone, ressort dans la recherche du site et se modifie à l’interne, et elle est beaucoup plus facile à rendre accessible.
- Archiver. Doit rester accessible pour des raisons de conservation, mais peut sortir de la navigation et de l’index des moteurs.
- Retirer. Remplacé, en double, ou sans trafic, sans lien et sans obligation de conservation.
C’est dans la deuxième catégorie que le site s’améliore vraiment. Dans bien des bibliothèques, une bonne part des PDF existent seulement parce que c’était la façon la plus simple de publier pour l’auteur. En faire des pages, c’est ce qui permet à une migration d’améliorer le site au lieu de simplement le recopier.
La quatrième catégorie exige un approbateur nommé. Supprimer du contenu relève de la gouvernance, alors la personne qui autorise le retrait devrait être quelqu’un d’autre que celle qui mène la migration.
Donnez de vraies URL aux documents
Bien des bibliothèques documentaires ont des URL façonnées par l’outil qui a servi au téléversement : un dossier daté, un chemin d’exportation, un nom de fichier avec un numéro de version. Si la nouvelle plateforme change ces adresses de toute façon, choisissez le nouveau modèle volontairement. Une URL lisible dit aux gens ce qu’ils s’apprêtent à ouvrir, dans un résultat de recherche ou dans une citation. Google accorde très peu de poids aux mots d’une URL dans son classement, alors le gain profite surtout aux lecteurs.
Peu importe le modèle retenu, respectez deux règles. Chaque ancienne URL redirige en un seul saut vers sa nouvelle adresse, sans chaîne. Et le chemin reste stable d’une année à l’autre, pour que l’édition suivante d’un rapport annuel garde la même adresse. Par défaut, WordPress range les téléversements dans des dossiers par année et par mois. Un rapport récurrent a donc besoin d’une URL fixe bien à lui, par exemple une page de document qui sert toujours le fichier à jour.
Scriptez le déplacement
Personne ne déplace neuf mille fichiers à la main sans erreur. Scriptez le transfert, générez les redirections à partir de l’inventaire avec un script, et scriptez aussi les vérifications. Une migration scriptée peut rouler sur un site de préproduction, être vérifiée et corrigée, puis rouler de nouveau. Une migration manuelle ne se refait pas : chaque erreur reste, et chaque correction demande un autre passage à la main.
Produisez la table de redirections à partir de l’inventaire plutôt que de la rédiger à part. Quand deux personnes tiennent deux fichiers, ceux-ci finissent par diverger, et l’écart se traduit en erreurs 404 après la mise en ligne.
Réécrivez les liens internes
Les redirections servent aux liens que vous ne pouvez pas changer sur les autres sites. Vos propres liens devraient pointer directement vers les nouvelles adresses. Un site qui s’appuie sur sa table de redirections pour sa propre navigation est plus lent et plus difficile à auditer, et un simple changement de serveur peut faire disparaître cette table.
Mettez à jour chaque lien interne, y compris ceux qui se trouvent dans d’autres documents quand vous avez encore leurs fichiers sources. Explorez ensuite le site de nouveau et confirmez qu’aucun lien interne ne passe par une redirection.
Réconciliez, puis prouvez-le
Le rapport de réconciliation montre, ligne par ligne, que la migration s’est déroulée comme prévu. Chaque ligne de l’inventaire initial aboutit à l’un de quatre états :
- déplacé et vérifié à une nouvelle URL;
- converti en une page nommée;
- archivé à un emplacement précisé;
- retiré, avec le nom de la personne qui l’a approuvé.
Aucune ligne ne doit rester sans réponse, et les totaux du rapport doivent correspondre à ceux de l’inventaire.
Faites ensuite les vérifications que la réconciliation peut laisser passer. Appelez chaque ancienne URL et confirmez qu’elle mène à un fichier en ligne en un seul saut. Explorez le nouveau site à la recherche de liens brisés et de chaînes de redirections. Assurez-vous que les nouvelles URL de documents figurent dans votre plan de site. Sous WordPress, cela demande un effort particulier, car le plan de site intégré laisse les fichiers médias de côté. Ces vérifications ont leur place parmi les autres vérifications avant le lancement.
Surveillez les bons chiffres ensuite
Les moteurs de recherche réindexent les documents plus lentement que les pages, alors attendez plus d’une semaine avant de juger le résultat. Dans la Search Console, les impressions des anciennes URL devraient baisser pendant que celles des nouvelles montent, avec un total à peu près stable. Surveillez les erreurs d’exploration et le nombre de documents indexés. Un creux est normal, et il se résorbe habituellement en quelques semaines.
Le chiffre inquiétant, c’est un total qui ne revient jamais à son niveau de départ. La cause est habituellement une chaîne de redirections, une règle oubliée pour un dossier ou un lot de fichiers dont le transfert a échoué sans que personne le remarque. C’est dans le rapport de réconciliation que vous trouverez les trois.
Peu importe qui mène votre migration, exigez avec le site l’inventaire, la table de redirections, le rapport de réconciliation et le rapport d’exploration. Notre page sur la migration de contenu et de données décrit la démarche plus en détail.