Pour bien planifier la refonte d’un site municipal, il faut le voir comme un comptoir de services. Les citoyens y viennent pour payer leur compte de taxes, vérifier le calendrier des collectes, demander un permis, lire l’ordre du jour du conseil ou signaler un nid-de-poule. La plupart arrivent avec un problème à régler, et un peu pressés. Planifiez le site comme une brochure et vous obtiendrez un résultat plus joli qui les sert moins bien.
Une refonte municipale comporte aussi des risques qu’une entreprise rencontre rarement. Le projet peut chevaucher deux exercices budgétaires, parfois une élection. Il arrive avec des obligations linguistiques et d’accessibilité, et avec une décennie de documents que personne ne se sent autorisé à supprimer. Prévoir ces conditions dès le départ, au lieu de les découvrir au quatrième mois, représente l’essentiel du travail.
Partez de ce que les citoyens viennent faire
Le premier réflexe consiste à ouvrir le site actuel et à en redessiner le menu. On reproduit alors le problème, parce que le menu d’une municipalité suit souvent l’organigramme. Une citoyenne qui cherche un permis de piscine ne sait pas quel service le délivre, et elle n’a pas à le savoir.
Dressez plutôt un inventaire des services. Chaque démarche qu’un citoyen peut faire occupe une ligne, formulée avec les mots qu’il taperait dans la recherche. Remplissez ensuite les colonnes : le service responsable, le volume annuel, la façon dont la démarche se termine aujourd’hui (un formulaire, un numéro de téléphone ou un PDF) et sa disponibilité dans les deux langues. Ce tableau devient votre vrai document d’exigences. L’arborescence en découle. L’ordre de priorité aussi, puisque vous voyez la courte liste de services qui génèrent la plus grande part de l’achalandage.
Auditez le contenu avant de chiffrer la construction
Un site municipal contient souvent bien plus de contenu que ce que l’équipe imagine, et la surprise loge en général dans la bibliothèque de documents. Faites explorer le site par un outil et sortez trois chiffres avant tout : le nombre total d’URL, le nombre total de documents, et la proportion de chacun qui n’a reçu aucune visite depuis douze mois.
Ce troisième chiffre change la discussion. Il arrive souvent qu’une grande part des pages ne reçoive presque aucune visite, et une migration qui semblait énorme devient faisable. Retirer du contenu reste une décision de gouvernance. Les règles de conservation peuvent exiger que les procès-verbaux, les règlements municipaux et les archives d’appels d’offres restent en ligne, peu importe combien de gens les consultent. Sachez qui a l’autorité de dire « ça s’en va » avant de faire la moindre recommandation.
Cartographiez les URL avant de dessiner un gabarit
Les adresses web d’une ville se retrouvent dans des avis imprimés, des résolutions du conseil, des portails provinciaux, des articles de journaux et les sites des municipalités voisines. Elles sont citées plus largement, et plus longtemps, que celles d’un site commercial. Vous ne pouvez pas les laisser se briser en silence.
Préparez la carte des URL pendant la planification, bien avant la semaine du lancement. Chaque ancienne adresse pointe vers une seule nouvelle adresse, en une redirection directe, sans chaîne. Les documents reçoivent le même traitement que les pages ; notre guide pour migrer des milliers de documents explique comment faire. Quand une page est retirée, quelqu’un le décide sciemment et son nom figure à côté de la décision. Sinon, on découvre les liens brisés dans les journaux du serveur trois semaines après la mise en ligne.
Réglez tôt la question linguistique
Le bilinguisme a l’air d’une question technique, et la partie technique est la plus facile. Le vrai enjeu, ce sont les ressources. Chaque page a besoin de quelqu’un qui peut la rédiger et la tenir à jour dans les deux langues, aussi longtemps que le site existera.
Décidez donc d’entrée de jeu de ce à quoi vous vous engagez. Vous pouvez viser la parité complète sur tout le site, la parité sur les pages de services avec les actualités et les avis dans une seule langue, ou la traduction sur demande. Les trois options se défendent. Promettre la parité complète sans les gens pour la maintenir, c’est s’assurer qu’une des deux versions restera figée pendant des années. À ce stade, elle donne de fausses informations aux citoyens.
Inscrivez l’accessibilité dans les exigences
Les municipalités ont des obligations d’accessibilité partout au Canada, et la norme précise varie d’une province à l’autre (notre article sur les exigences d’accessibilité du secteur public canadien les détaille). Au Québec, le Standard sur l’accessibilité des sites Web, le SGQRI 008 3.0, vise les ministères et organismes publics. Il s’applique à leurs nouveaux contenus et à leurs refontes depuis le 29 avril 2024 et s’appuie sur les WCAG 2.1 niveau AA. Une municipalité qui l’exige dans son appel d’offres adopte donc cette cible.
Pour un nouveau site, visez les WCAG 2.2 niveau AA, qui englobent les critères de la version 2.1. Les décisions coûteuses se prennent bien avant les tests. Elles touchent la palette de couleurs, les intégrations de tiers et le plan pour les documents, ainsi que la latitude que le CMS laisse aux rédacteurs pour publier du contenu non conforme.
Écrivez la norme dans les exigences avec son numéro de version. Prévoyez un budget pour des tests manuels, puisqu’un balayage automatisé ne repère qu’une partie des problèmes. Et décidez tôt du sort de la bibliothèque de documents existante, qui constitue pour bien des municipalités le plus gros passif d’accessibilité du site.
Planifiez autour du calendrier de gouvernance
Un projet municipal avance au rythme des séances du conseil et des exercices financiers. Un plan qui en fait abstraction s’enlise. Trois règles aident :
- Tenez le lancement à l’écart d’une période électorale et du cycle budgétaire. Les personnes qui doivent approuver sont occupées ailleurs, et les ratés de rodage du nouveau site tomberaient sur les plus grosses foules.
- Nommez une seule personne décisionnelle, avec une autorité déléguée. Un design approuvé en comité avance lentement. Le comité approuve l’orientation une fois, puis confie les décisions à cette personne.
- Tranchez séparément la plateforme et le contenu. Chacun a ses propres approbateurs et son propre échéancier. Liez-les et le plus lent impose son rythme aux deux.
Mesurez avant de toucher à quoi que ce soit
Si vous n’avez jamais noté la performance de l’ancien site, vous ne pourrez pas montrer que le nouveau fait mieux. Établissez une base de référence avant le début du projet :
- La visibilité dans les moteurs de recherche et les principales pages d’entrée.
- Les Core Web Vitals des gabarits qui comptent.
- Le volume d’appels à la ligne principale de la ville, et leurs motifs.
- Le taux de complétion des formulaires déjà en place.
- Le temps qu’il faut à un service pour publier une mise à jour courante.
C’est souvent cette dernière mesure que le conseil saisit le plus vite. Si publier un avis prend trois jours aujourd’hui et vingt minutes après la refonte, vous avez un résultat à mettre dans un rapport. C’est aussi en général le changement que le personnel remarque en premier.
Reconstruisez sur place quand c’est possible
L’approche la plus risquée consiste à bâtir un site parallèle pendant un an, puis à basculer en une seule nuit. Le contenu vieillit pendant la construction. Tous les risques tombent le même soir. Et quand une décision se révèle mauvaise le lundi matin, il n’y a pas de retour en arrière facile.
Si la plateforme actuelle le permet, modernisez sur place. Remplacez les gabarits une section à la fois, migrez le contenu par script au lieu de le retaper et mettez les redirections en place dès le premier jour. Vérifiez chaque section par rapport à la base de référence avant d’attaquer la suivante. C’est moins spectaculaire, et beaucoup plus difficile à rater.
Vous préparez la refonte d’un site municipal ou public ? Notre page refonte et modernisation de site web montre comment nous menons la migration et conservons la trace des preuves.