Un appel d’offres pour la refonte d’un site web décide de la qualité des soumissions avant même qu’une firme le lise. Donnez les faits aux soumissionnaires et ils chiffrent tous le même projet. Laissez des trous et chacun chiffre sa propre hypothèse, ajoute une marge pour le risque et compte se rattraper avec des avenants.
Voici ce que le document doit contenir, et un plan qui le garde sous les quinze pages.
Sachez à quoi sert le document
Si vous pouviez décrire le site fini jusqu’à la dernière page, vous engageriez un exécutant à prix fixe. Vous rédigez un appel d’offres parce que c’est impossible, et parce que vous cherchez un partenaire qui a déjà réglé un problème semblable au vôtre. Le document décrit donc le problème et ses limites, puis demande à chaque firme comment elle aborderait une refonte de site web comme la vôtre.
Méfiez-vous des exigences qui choisissent la solution en douce : une extension nommée, un nombre de pages fixé, un menu dessiné d’avance. Chacune enlève une décision que vous payiez un expert pour prendre. Les propositions reviennent alors identiques, sauf pour le prix.
Commencez par ce qui ne va pas
La première section explique pourquoi vous lancez le projet maintenant. « Notre site est désuet » n’apprend rien à un soumissionnaire. Des phrases comme celles-ci lui en apprennent beaucoup :
- L’équipe ne peut pas publier une nouvelle sans appeler un développeur.
- Les formulaires ne fonctionnent pas sur un téléphone.
- La section anglaise n’a pas été mise à jour depuis deux ans.
- La recherche du site envoie les gens vers le mauvais service.
- Le site a échoué à une vérification d’accessibilité.
Avec ces faits, un soumissionnaire peut vous dire lequel de vos problèmes coûtera cher. C’est le plus grand service qu’une proposition puisse rendre, et une liste de fonctionnalités n’y mène jamais. Si vous en êtes encore à justifier la refonte à l’interne, ces huit signes vous aident à rassembler les preuves.
Donnez les faits que personne ne peut deviner
Quand deux soumissions pour le même appel d’offres sont très éloignées, les firmes ont en général comblé les mêmes trous avec des hypothèses différentes. Comblez-les vous-même et les chiffres se rapprochent.
- La taille. Le nombre de pages et le nombre de documents (PDF, formulaires, rapports). Comptez-les en explorant le site actuel avec un outil. Ces deux chiffres font bouger un prix plus que tout le reste du document.
- La plateforme actuelle, sa version, et la possibilité d’en exporter le contenu.
- Les intégrations, nommées. Quels systèmes, quels fournisseurs, et s’ils offrent des API documentées.
- Les langues, et à quel point les versions doivent se correspondre. Un site anglais qui reprend chaque page française n’est pas le même mandat qu’un résumé en anglais.
- La norme d’accessibilité, avec son numéro de version. Personne ne peut noter « accessible ». Tout le monde peut noter « WCAG 2.2 niveau AA », ou « SGQRI 008 3.0 » si le standard du gouvernement du Québec s’applique à vous.
- Qui rédige le contenu. Précisez si les textes sont repris tels quels, réécrits par votre équipe ou rédigés par la firme.
- L’hébergement, et si la firme retenue le reprend ou le remplace.
- Qui décide. Nommez la personne qui approuve et les étapes pour y arriver. Un comité prend plus de temps qu’un seul gestionnaire qui a l’autorité, et les soumissionnaires chiffrent ce temps.
Publiez la fourchette budgétaire
Beaucoup d’acheteurs gardent le budget pour eux, en espérant que les firmes se battront sur le prix. Ils reçoivent plutôt des propositions taillées pour des projets différents : une firme prévoit un rafraîchissement, une autre une reconstruction complète, et rien ne se compare. Les firmes dont le minimum dépasse votre plafond perdent aussi une semaine sur une soumission qui ne pouvait pas passer.
Avec une fourchette écrite noir sur blanc, chaque firme travaille dans la même enveloppe. Vous comparez alors l’approche et le savoir-faire, au lieu de savoir qui a le mieux deviné votre chiffre.
Si vous ne pouvez vraiment pas publier de montant, décrivez ce que le projet vaut pour vous en résultats, ou demandez un prix pour deux ou trois options définies. Les soumissionnaires auront au moins un repère.
Demandez quatre choses
Une longue liste d’exigences de dépôt avantage les firmes qui ont une personne dédiée aux soumissions. Ces quatre demandes en disent plus long sur la façon dont une firme travaille :
- Comment aborderiez-vous ce projet, et par quoi commenceriez-vous ? L’ordre choisi montre comment la firme réfléchit.
- Deux projets comparables, et ce qui a mal tourné dans chacun. Toutes les firmes ont des références. Celle qui décrit un vrai problème et la façon dont elle l’a réglé vous montre à quoi ressemblera votre collaboration.
- Qui fera le travail, nommément, et quelle part de son temps est disponible. Les ennuis commencent souvent quand les personnes qui ont présenté le projet le confient à d’autres que vous n’avez jamais rencontrées.
- Ce qui se passe après le lancement, et combien ça coûte. Une firme sans réponse claire n’a pas pensé aux années que vous passerez avec le site.
Ne demandez pas de conception gratuite. Des maquettes faites sans recherche vous apprennent peu, et les firmes d’expérience refusent souvent d’en produire. Une telle exigence écarte donc les soumissionnaires que vous vouliez le plus.
Séparez les exigences obligatoires des critères cotés
Chaque exigence joue l’un de deux rôles. Une exigence obligatoire se réussit ou s’échoue : manquez-la et la soumission est écartée. Un critère coté donne des points sur une échelle. Mélangez les deux et une bonne firme se fait disqualifier sur un détail, pendant qu’une faible passe grâce à un autre.
Gardez la liste obligatoire courte : assurances, capacité juridique de signer, norme d’accessibilité, et résidence des données si elle vous concerne. Cotez tout le reste. Exiger dix ans d’existence ou de l’expérience dans votre secteur exact exclut des firmes spécialisées sans rien vous apporter.
Publiez votre grille d’évaluation
Donnez les critères et le poids de chacun. Les firmes rédigent en fonction de la grille, alors la publier améliore ce que vous recevez. Sans elle, les soumissionnaires devinent vos priorités, et ils se trompent souvent.
Si le prix compte pour soixante pour cent, dites-le. Une firme qui ne peut pas gagner à ces conditions se retirera et fera gagner une semaine à tout le monde. Si vous prévoyez une présélection et des entrevues, indiquez combien de firmes vous inviterez et à peu près quand.
Dites à quoi ressemblera le contrat
Les conditions commerciales changent ce qu’une firme facture. Si vous les gardez pour une négociation après la sélection, les prix que vous avez comparés valaient pour une autre entente. Mettez ces quatre-là dans l’appel d’offres :
- La propriété. Au paiement final, le code sur mesure, les fichiers de conception et le contenu devraient vous appartenir. Écrivez-le. Si une firme compte plutôt vous louer sa propre plateforme sous licence, vous voulez le savoir avant de noter sa soumission.
- La portabilité. Pourriez-vous déménager le site chez un autre hébergeur ou une autre firme sans le reconstruire ? Un site qu’on ne peut pas quitter coûte cher le jour où on le quitte.
- Les paiements. Liez-les à des étapes assorties de critères d’acceptation plutôt qu’à des dates du calendrier.
- La garantie et le soutien. Pendant combien de temps après le lancement les défauts sont corrigés sans frais, et où s’arrête un défaut et où commence une nouvelle demande.
Prévoyez un échéancier tenable
Pour tout projet d’envergure, laissez au moins trois semaines entre la publication et la date de dépôt. Deux semaines en pleine période des Fêtes vous feront perdre vos meilleurs soumissionnaires.
Prévoyez une période de questions écrites et envoyez chaque réponse à tous les soumissionnaires. Chaque réponse retire une hypothèse qui serait sinon apparue dans l’écart de prix.
Donnez votre date de lancement et ce qui la motive. Une firme peut planifier autour d’une date liée à une échéance légale ou à un cycle de financement. Une date sans raison sera traitée comme négociable.
Un plan pour votre appel d’offres
Une bonne part de l’efficacité d’un appel d’offres tient à l’ordre des sections. Ce plan couvre tout ce qui précède et dépasse rarement quinze pages :
- Qui vous êtes, et à qui s’adresse le site.
- Pourquoi vous lancez le projet maintenant, en termes concrets.
- Ce que le projet doit accomplir.
- Le site actuel : plateforme, nombre de pages et de documents, intégrations, langues, hébergement, accès aux statistiques.
- La portée, y compris ce qui en est exclu.
- Les contraintes : norme d’accessibilité, sécurité ou résidence des données, normes graphiques, tout ce qui ne peut pas changer.
- La fourchette budgétaire et le mode de paiement.
- L’échéancier, avec la période de questions et la date de décision.
- Ce qu’il faut déposer, en peu de pages.
- Les exigences obligatoires, puis les critères cotés et leur poids.
- Les conditions du contrat : propriété, portabilité, garantie, soutien.
- La personne à joindre, et le traitement des questions.
Où le publier
Au Canada, les organismes publics doivent en général publier sur un système d’appels d’offres : AchatsCanada pour les contrats fédéraux, le SEAO au Québec, BC Bid en Colombie-Britannique, MERX et les portails provinciaux ailleurs. Des firmes surveillent ces systèmes tous les jours. Vous recevrez beaucoup de réponses, dont plusieurs génériques.
Les entreprises et les OBNL n’ont pas cette obligation. Inviter directement quatre ou cinq firmes donne en général de meilleures propositions qu’un appel ouvert. Chaque firme sait que ses chances sont réelles, et elle met le temps qu’il faut dans sa soumission.
Cinq erreurs à éviter
- Décrire la solution au lieu du problème.
- Cacher le budget.
- Oublier le nombre de pages et de documents.
- Demander de la conception gratuite.
- Ne rien dire de l’après-lancement, là où le site passe la plupart de ses années.
Un appel d’offres bâti ainsi est plus court que celui que vous aviez en tête. Il s’évalue plus vite, et les propositions qu’il ramène se comparent côte à côte.
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